A medida de qualquer frota bem gerida é o seu orçamento. Criar e manter esse orçamento é um aspeto fundamental na gestão de frota. O sucesso é frequentemente medido pela maneira como os custos podem ser controlados ou reduzidos. Embora definir um orçamento de frota nem sempre seja a tarefa mais emocionante para um gestor, é trabalho fundamental.
Os orçamentos ajudam as empresas a definir metas para as suas operações, como também destacam as (várias) áreas que precisam ser melhoradas.
Seguindo um plano simples e passo a passo, os gestores de frota podem minimizar dores de cabeça e maximizar os resultados financeiros. Neste artigo, descrevemos todos os detalhes que precisa saber sobre como criar um orçamento de gestão de frota de sucesso.
Quais são os custos da frota?
Os custos da frota, também conhecidos como custo total de propriedade, incluem os vários custos associados à compra e manutenção dos veículos da frota. O custo total de propriedade é algo que muitos gestores de frota se esquecem ao comprar novos veículos, o que pode levar a gastos excessivos.
Para calcular corretamente o CTP, é necessário ter em consideração:
- O custo de cada veículo da frota, incluindo taxas de juros e impostos;
- O valor de retorno dos veículos da frota, caso decida vendê-los ou descartá-los;
- Todos os custos de manutenção e reparo acumulados ao longo da vida útil do veículo. Como é possível reduzir os custos da frota? A gestão da frota pode reduzir os custos por meio da monitorização e avaliação do desempenho do veículo e do motorista. Para reduzir custos, pode adaptar a sua estratégia de gestão para se concentrar mais na estratégia de economia de custos, como:
- Examinar custos;
- Reduzir riscos para economizar dinheiro em seguros;
- Produzir cronogramas de manutenção;
- Gerir aquisição e troca de veículos;
- Monitorizar a marcha lenta do veículo e o consumo de combustível; Ao monitorizar os padrões de frota existentes, pode identificar indicadores sólidos de despesas futuras e ajustar a sua estratégia para cortar custos desnecessários. Como é configurado o orçamento de frota? Construir um orçamento de gestão de frota não precisa ser complicado. Ao combinar os dados da frota e as perceções operacionais anteriores, pode encontrar uma maneira simples de delinear as suas despesas comerciais para o próximo ano. Para ajudá-lo a compreender os blocos de construção para a criação de um orçamento de frota, criamos uma abordagem simples de quatro etapas:
- Estabeleça objetivos para o ano seguinte;
- Reveja as despesas do ano anterior;
- Previsão de despesas para o ano seguinte;
- Acompanhe o orçamento. Etapa 1. Estabeleça Objetivos Para o Ano Seguinte O melhor orçamento é aquele que se alinha adequadamente com os objetivos da sua empresa. Quando isso acontece, é mais fácil transformar o seu orçamento numa ferramenta útil para o sucesso da frota. Para construir a sua estratégia de orçamento, precisa definir quais os objetivos para a sua frota e alinhar o seu orçamento para ajudar a alcançá-los.
Um ótimo método para determinar os objetivos da empresa é através de uma análise SWOT. Este tipo de análise é uma ferramenta que o ajuda a identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu negócio. Por exemplo, se o ponto forte da sua frota for a adaptabilidade, e o ponto fraco for os altos níveis de inatividade, um dos seus objetivos poderia ser implementar um novo programa de formação para ajudar a reduzir a marcha lenta e, consequentemente, os custos de combustível ao longo do próximo ano.
Outro objetivo poderia ser a incorporação de veículos elétricos (VEs) na frota para combater a ameaça dos concorrentes que já começaram a fazê-lo e alinhar-se com as metas globais de sustentabilidade.
Os seus objetivos vão definir a base do seu orçamento, tome algum tempo a analisar toda a informação disponível.
Etapa 2. Consultar as Despesas do Ano Anterior
Consultar despesas do ano anterior fornece uma diretriz de quais as despesas que precisam ser incluídas no novo orçamento, podendo também destacar áreas que precisam ser melhoradas. Por exemplo, se as despesas com combustível forem muito maiores do que originalmente estimadas, um programa de treino de motoristas para reduzir a marcha lenta e a velocidade pode ser adequado.
Além disso, é importante refletir sobre as despesas anteriores e fazer perguntas como:
- Gastei mais ou menos do que tinha planeado?
- Quais foram as maiores áreas de despesa?
- Existem áreas da frota que não foram aproveitadas e poderiam ser melhor otimizadas?
- Que despesas inesperadas surgiram e porquê?
- Quais os esforços feitos para cortar custos e foram bem-sucedidos? Esse tipo de perguntas pode ajudar a moldar o futuro da sua frota. Podem fornecer bons pontos de referência para fazer uma retrospetiva ao longo do ano para garantir que seu orçamento permaneça alinhado. Etapa 3: Previsão Para o Próximo Ano Ao preparar um orçamento, existem diferentes técnicas de orçamentação que podem ser utilizadas. Um método comum é o orçamento incremental. Neste método, um aumento uniforme é adicionado às despesas do ano anterior, por ex. 5%. Embora esse método possa ser mais rápido, apresenta algumas falhas. Em primeiro lugar, não leva em consideração se os gastos do ano anterior foram necessários ou apropriados. Em segundo lugar, um aumento direto não dá aos gestores qualquer razão para cortar custos. Desse modo, o orçamento incremental pode, na verdade, promover o aumento dos gastos. Uma abordagem de orçamento baseado em zero é mais rigorosa. Cada item do orçamento deve ser justificado a partir do zero, não apenas as variações do ano anterior. Embora esse processo possa consumir mais tempo, o orçamento baseado em zero ajuda a desenvolver uma cultura de gestão de custos na organização. Alguns itens importantes para um orçamento de gestão de frota incluem:
- Combustível
- Manutenção
- Licenças e impostos
- Locação e gestão de frotas
- Seguros e colisões
- Anular o uso pessoal
- Desvalorização de veículos
- Despesas de juros
- Segurança
Etapa 4: Acompanhe o Orçamento
Depois de definir os objetivos, refletir sobre as finanças dos anos anteriores e desenvolver um plano para o próximo ano, é essencial manter tudo alinhado. Por exemplo, medir a produtividade da frota e gerir o tempo de inatividade é uma etapa essencial para controlar despesas desnecessárias. Se perceber que a sua frota está a ficar desatualizada quando comparada com as novas trends do mercado, não tenha medo de apresentar novas soluções ou programas que podem ajudar a revolucioná-la. Como acontece com qualquer meta, verificar regularmente as despesas em relação ao orçamento é fundamental para se manter no controlo. A comparação do orçamento com os anos anteriores ou frotas comparáveis também pode fornecer mais informações. Como a telemática pode ajudar a construir um melhor orçamento de gestão de frota? Todas as frotas, sejam pequenas ou grandes, privadas ou públicas, precisam de um orçamento. Um orçamento bem definido ajuda a definir a organização no caminho do sucesso. A telemática é especialmente útil para o processo de orçamentação. Os gestores podem usar insights de dados para identificar novas oportunidades de economia de custos. Quando o orçamento é definido, os gestores de frota podem controlar os custos através da telemática, por exemplo ao monitorizar o consumo de combustível, otimizar rotas e gerir proativamente a manutenção do veículo. A plataforma Geotab para gestão de frota oferece uma ampla gama de ferramentas para formar motoristas e reduzir custos operacionais. O scorecard de segurança do motorista, o painel do Green Fleet, os relatórios de tendências de combustível e o Geotab GO TALK são apenas algumas das ferramentas disponíveis. Saiba mais sobre Geotab aqui.