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Os 10 principais KPI para impulsionar uma gestão da manutenção de frota mais eficiente

Procura formas de melhorar a eficiência, a segurança e a vida útil dos veículos da sua frota? Práticas eficazes de gestão da manutenção da frota são essenciais para alcançar estes objetivos.

A criação de um novo conjunto de objetivos de eficiência da frota e indicadores-chave de desempenho (KPI) é uma excelente forma de manter a sua empresa atual e acompanhar o seu progresso ao longo do ano. Ao definir KPI significativos, pode iniciar antecipadamente uma gestão da manutenção da frota e gerir uma frota segura e produtiva. 

Vamos rever alguns objetivos e métricas de eficiência de frotas de uma perspetiva de manutenção e reparação de veículos:

  1. Taxa de utilização de ativos da frota

A definição de objetivos ambiciosos para a utilização de ativos da frota e minimização do tempo de inatividade irá ajudá-lo a definir um percurso forte até ao sucesso. Se os veículos da sua frota estiverem num excelente estado de funcionamento, tem as melhores probabilidades de concretizar estes objetivos.

O seu objetivo de utilização deve ser de 95% para esta métrica.

Para calcular a produtividade da sua frota, utilize esta fórmula: (Total de horas trabalhadas)/(Horas de turno menos almoço, pausas ou reuniões, tempo de inatividade, como trânsito) = Pontuação de produtividade

Meta da taxa de utilização da frota ativa: 95%

Fórmula de pontuação de produtividade da frota: (Total de horas trabalhadas)/Horas de turno – Inatividade) = Pontuação de produtividade

Como pode atingir a taxa operacional em estrada ativa ideal? Se averiguar o estado do veículo diariamente para determinar o mesmo, tal será uma ajuda para adotar medidas proativas com vista a atingir este valor. A melhor altura para verificar esta pontuação é de manhã.

A gestão do tempo de inatividade está entre as principais preocupações de um gestor de frotas.

2. Frequência da manutenção preventiva 

O agendamento e o cumprimento atempados dos requisitos de manutenção de veículos são essenciais para manter a segurança da sua frota e os níveis de operação ativa. Os principais sistemas telemáticos podem identificar problemas mecânicos através de códigos de avaria do motor e de outras leituras do sensor, mesmo antes de o condutor perceber que existe um problema. 

Os registos de serviço de manutenções preventivas (PM) são essenciais para vários requisitos de conformidade, como o dever de cuidado. As políticas formais de manutenção e segurança de veículos podem transmitir confiança sobre quando é altura de programar a manutenção de veículos, como mudanças de óleo, afinações, travões e substituições de pneus. A manutenção preventiva ajuda a reduzir o desgaste do veículo e diminui a probabilidade de avarias e grandes reparações. 

Os gestores de frotas podem apoiar a eficiência através do estabelecimento de políticas e normas que:

  • Exigem que os veículos sejam reparados com peças aprovadas pelo fabricante e em locais de revisão especificados para evitar problemas de garantia e prevenir falhas mecânicas.
  • Padronizam os métodos de pagamento, os níveis de autorização de preços e as políticas de reembolso de emergência. Promovem a confiança dos funcionários e permitem-lhes adotar uma série de decisões sobre o que é melhor para o veículo. 
  • Especifiquem se a manutenção está programada com base no tempo, quilometragem ou numa combinação dos dois. Ajudem os seus condutores a planear a manutenção e a minimizar as interrupções. 

O conhecimento das políticas de manutenção da frota deve ser testado frequentemente. Descreva claramente os processos e mantenha os documentos atualizados para incentivar a conformidade. 

3. Pontuações de produtividade e eficiência do técnico de manutenção

Coloque estas perguntas para ajudar a compreender a produtividade e a eficiência das suas operações de manutenção:

  • Os custos de manutenção e reparação estão atribuídos a vários centros de custos departamentais? 
  • Quais são as suas tendências atuais relacionadas com horas produtivas faturáveis, considerando o tempo de baixa e folgas pagas? 
  • A pontuação de produtividade ideal é de 70%. Se os períodos produtivos excederem essa percentagem, pode haver algum erro com os seus cálculos.

A eficiência do técnico (relação de trabalho ativo) deve ser de cerca de 90%. É importante equilibrar o tamanho da sua equipa de manutenção da frota com as necessidades de manutenção e reparação do seu inventário de veículos e equipamentos. Construa a sua equipa com técnicos que compreendem os requisitos de manutenção de veículos modernos pesados ou ligeiros e os sistemas eletrónicos.

4. Percentagem de reparações repetidas

O centro de assistência da sua frota monitoriza as suas reparações repetidas no mesmo veículo? Veículos semelhantes estão fora da estrada devido a problemas mecânicos comuns? O seu objetivo deve ser ter menos de 3% de reparações repetidas. Se tiver um número superior, descubra o motivo ao verificar a recolha de veículos ou falando com os técnicos sobre as peças e técnicas que estão a utilizar.

5. Manutenção programada e trabalhos de reparação

Esta métrica está alinhada com o seu objetivo de PM. Para dirigir uma frota bem-sucedida, o objetivo de trabalho programado deve ser de 60%. Se estiver a registar um aumento nas reparações não programadas, consulte as suas métricas de PM. Procure formas de melhorar as suas comunicações com os seus condutores ou clientes, como fornecer instruções mais detalhadas ou verificar com mais frequência. As marcações de manutenção programada reduzem o risco de incumprimento de requisitos de manutenção críticos e de reparações dispendiosas. 

Reduza as avarias de veículos elétricos (EV) e reduza os custos e resíduos.

Consulte o novo relatório de Classificação de sistemas elétricos (ESR) da Geotab para determinar o estado de funcionamento da bateria da sua frota. Evite avarias na estrada, ao mesmo tempo que diminui a relação de reparações não programadas. A classificação de sistemas elétricos ou ESR é uma classificação que mede o estado de funcionamento do sistema elétrico de um veículo numa escala de 0 a 100.

6. Disponibilidade de peças 

Adjudique os seus processos de gestão de inventário de peças se for possível. Ter um inventário interno é dispendioso e as peças não utilizadas podem tornar-se obsoletas. A externalização não só irá aumentar a taxa de disponibilidade de peças, como também é uma estratégia financeira inteligente. As empresas terceiras podem suportar o custo de armazenamento e distribuição de peças no seu lugar. Pode sempre pedir-lhes que aumentem o inventário sem ter de suportar os custos.

A métrica ideal para este objetivo é ter 80% das peças em stock, 90% disponíveis em duas horas e 98% disponíveis num dia.

7. Tempo de inatividade

MyGeotab oferece uma forma altamente eficiente de acompanhar e gerir este comportamento e custos relacionados. É uma regra difícil de controlar de outra forma. Se os seus condutores estiverem frequentemente inativos, isto traduz-se em custos de combustível elevados, aumenta a sua pegada de carbono e aumenta as horas de trabalho para manter a frota, juntamente com custos de manutenção mais elevados. 

O relatório de inatividade da Geotab, um dos muitos relatórios produtivos disponíveis para ajudar a otimizar a sua frota, irá ajudá-lo a atingir o seu objetivo de manter a meta da inatividade inferior a 5% por veículo.

8. Taxa de conclusão da manutenção de veículos 

Quanto tempo demora a colocar e retirar o veículo da sua oficina? Para definir expetativas realistas, deve avaliar o tempo de inatividade da manutenção por classe, como camiões especiais em comparação com automóveis normais. Também haveria veículos prioritários, como veículos de patrulha, que teriam de sair mais depressa do que outros.

Idealmente, a sua métrica-alvo deve ser a conclusão de 90% dos trabalhos de manutenção no período de 48 horas. Deve considerar levar veículos com requisitos de reparação mais complexos a um centro de assistência do concessionário certificado para reparação.   

9. Satisfação do cliente e dos funcionários

Que ferramentas está a utilizar para monitorizar e compreender a taxa de satisfação do cliente?

Já considerou realizar inquéritos online ou por telefone? A manutenção de pontuações elevadas de satisfação do cliente e a realização de inquéritos podem ajudar a detetar e resolver problemas pendentes.

O objetivo de 90% de satisfação do cliente é fundamental para gerir uma frota bem-sucedida. O mesmo se aplica à satisfação do condutor/funcionário. 

10. Custo de operações e manutenção por km

Os custos de manutenção e reparação de camiões ligeiros e automóveis variam consideravelmente consoante a vasta gama de veículos e tipos de combustível. Quanto mais quilómetros conduzidos, menor será o custo por quilómetro (ou deverá ser). Terá de medir o seu custo por quilómetro por base da classe, procurar os valores atípicos, medir e melhorar constantemente esta métrica ao longo do tempo.

Os dados telemáticos da Geotab poderão ajudá-lo a manter registos destas medições, e a melhorar ao longo do tempo. Também é recomendável considerar adicionar a métrica de custo total de propriedade aos seus objetivos.

Considere a implementação de alguns destes objetivos e métricas adicionais ao gerir a sua frota: 

  • Movimentações de inventário ano após ano        
  • Taxa de satisfação do funcionário            
  • Quilómetros por depósito                           
  • Custo total de propriedade         
  • Comportamento do condutor (curvas e travagens bruscas, velocidade excessiva)
  • Taxa de recuperação da garantia e poupanças    

Simplifique a manutenção da frota e maximize o tempo de atividade com a Geotab

Equilibrar as necessidades mecânicas dos seus veículos com a satisfação dos seus funcionários e clientes pode ser um desafio. Ao estabelecer alguns objetivos e métricas de frota para monitorizar o seu desempenho, os seus gestores de frotas podem maximizar a respetiva produtividade. Estas métricas podem ajudar a manter os seus veículos na estrada e obrigar os condutores a adotar hábitos de condução seguros. 

Tente seguir as melhores práticas do setor ao definir e monitorizar objetivos e métricas de eficiência de frota que sejam Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais (SMART). 

Comece a explorar as suas opções. Explore as nossas soluções Geotab para ajudar a monitorizar os seus veículos e a melhorar os seus processos de gestão de manutenção de frotas. Fale connosco!

Autor: Onur Aksan